地區(qū)辦公室在會議策劃人和各酒店之間充當媒介機構(gòu)，以其信息中樞的作用指導策劃人去發(fā)現(xiàn)最能滿足其需求的酒店。除了向會議策劃人提供本地區(qū)酒店連鎖集團的信息外，大多數(shù)地區(qū)辦公室都有區(qū)域團體業(yè)務數(shù)據(jù)庫。某些酒店連鎖集團如喜來登、凱悅酒店集團、紅獅酒店集團和假日酒店集團都開發(fā)出互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，將各自的會議酒店與它們的地區(qū)性和全國性銷售辦公室相鏈接。這些系統(tǒng)可以提供快速的團體預訂數(shù)據(jù)的電子查詢，包括供房情況、房價、日期。該系統(tǒng)同時還會在集團范圍內(nèi)追蹤顧客記錄和客戶的活動。在信息查詢?nèi)绱吮憬莸那闆r下，很多地區(qū)銷售代理得以預留出會議室、為本系統(tǒng)內(nèi)任何一家酒店打印出計劃書，還能現(xiàn)場預訂，通過電子郵件將協(xié)議書傳給酒店銷售總監(jiān)報批。地區(qū)銷售辦公室還向連鎖集團區(qū)域內(nèi)的酒店提供促銷材料和公共關系類的服務。

五、獨立酒店代理人
      很多酒店并不認為它們可以單憑內(nèi)部銷售人員便能充分顧及自己所有的市場。它們常常以獨立酒店代理人來補充自己員工的了作。這些外部的個人或公司是銷售部的延伸，対外代表著酒店。
      由于各酒店VI設計的需求不一，獨立酒店所提供的服務也各不相同。某些代理人可能僅僅受雇作為實地銷售員來招攬酒店員工.無法接觸到的客戶。其他一些酒店可能使用大型代理公司，這類公司的服務范圍除了銷售以外，還包括咨詢、市場分析、廣告以及公共關系。
 

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